Wellenbrecher für Überlastung: Wie Führungskräfte den Arbeitsdruck reduzieren und die Aufgaben in ihren Teams besser organisieren können
Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle in der Unternehmenswelt. Sie sind verantwortlich für die Effizienz ihrer Teams, die Erfüllung von Aufgaben und das Erreichen von Zielen. Doch die Herausforderungen für Führungskräfte sind allgegenwärtig: Mitarbeitende beschweren sich über zu viele Aufgaben, unklare Zuständigkeiten und ein stetig wachsendes Arbeitspensum. Parallel steigt der Druck in der Arbeitswelt unaufhörlich, das Arbeitspensum ist grundsätzlich zu hoch und die Belastung steigt immer weiter. Führungskräfte suchen nach Möglichkeiten, all dies zu bewältigen.
Verantwortung oder Überforderung?
Führungskräfte stehen oft in der Verantwortung, Lösungen für die Überlastung ihrer Teams zu finden. Doch genau hier liegt die Schwierigkeit. Die Bewältigung komplexer Probleme, wie die Überlastung eines Teams, erweist sich häufig als heikle Angelegenheit. Ähnlich wie das Anfassen heißer Kohle wollen sie entweder dieses komplexe Thema gar nicht erst angehen oder die Veränderung solcher Probleme scheint nur von kurzer Dauer zu sein. Die Emotionen, die mit einer hohen Belastung einhergehen, machen die Situation noch komplizierter.
Wenn ich Teams kennenlerne, frage ich vorab immer auf einer Skala von 1 bis 10, wie ausgelastet sie momentan sind und dann, wie belastet sie sind. Wenn ich dabei hohe Zahlen erhalte, bedeutet dies, dass dringender Handlungsbedarf besteht. Insbesondere seit der Pandemie sind die Belastungsfaktoren in Teams deutlich gestiegen. Homeoffice, soziale Isolation und ein ungeteilter Fokus auf die Arbeit haben zu einer immensen Belastung sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei den Führungskräften geführt.
Der Weg zur Entlastung
Aber wie können Führungskräfte die Belastung reduzieren und sich effizienter organisieren? Die Lösung liegt oft in intrinsischen Motiven und dem Abgleich des Selbst- und Fremdbildes. Hier empfehle ich es, dass die Führungskraft sich bewusst Zeit nimmt für eine Art Workshop-Tag, um die besehende Aufstellung kritisch zu hinterfragen und sich mit dem Team neu aufzustellen. Ein möglicher Ansatz sieht folgendermaßen aus:
1. Aufstellung des Selbstbildes
In einem ersten Schritt beantwortet jedes Teammitglied für sich selbst folgende Fragen. Diese werden zunächst individuell beantwortet, ohne dass sie im Team besprochen werden.
- Was fällt mir leicht? (also meine Stärken)
- Was sind meine Kernkompetenzen?
- Was motiviert mich, morgens zur Arbeit zu gehen?
- Wobei bekomme ich negativen Stress?
2. Aufstellung des Fremdbildes
Für den nächsten Schritt nutze ich mit meinen Klienten gerne die Methode "Tratsch in Anwesenheit." Im Team bildet sich in Präsenz ein Stuhlkreis, im Digitalen kommt es zu keiner besonderen Sitzordnung.
- Jedes Teammitglied wird reihum zum VIP.
- Als VIP sitzt es mit dem Rücken zur Gruppe bzw. schaltet Kamera und Mikrofon aus und hört sich an, was die anderen über ihn oder sie sagen.
- Die Führungskraft übernimmt meist die Rolle des Moderators.
- Die Themen reichen dabei von Stärken und Kompetenzen über Auslöser für negativen Stress bis zu Bereichen, in denen der VIP Verbesserungsbedarf hat.
- Nach 5 Minuten dreht der VIP sich um bzw. schaltet Mikrofon und Kamera wieder ein und erzählt, wie es ihm oder ihr ergangen ist, während die anderen über ihn gesprochen haben.
- Während dieser Zeit entsteht ein Flipchart über das Fremdbild.
3. Abgleich des Selbst- mit dem Fremdbild
Jetzt ist es an der Zeit, die Ergebnisse des Selbst- und Fremdbildes zu vergleichen. Jedes Teammitglied stellt sein Selbstbild vor und platziert es neben dem Fremdbild. Anschließend wird gemeinsam darüber reflektiert und diskutiert, welche Aufgaben im Team neu verteilt werden sollten, um eine gleichmäßige Auslastung sicherzustellen. Gemeinsam entwickelt das Team Ideen zur Reduzierung der Belastung.
Verbesserung durch Selbstverantwortung
Diese Vorgehensweise zur Entlastung führt nicht nur zu einer besseren Aufgabenverteilung, sondern auch zu einer tieferen Teamverbindung. Teammitglieder lernen sich selbst und gegenseitig besser kennen und hören konstruktives Feedback. Sie übernehmen Selbstverantwortung für ihren Arbeitsalltag und sind befähigt, diesen zu verbessern. Dieser Prozess stärkt die Teamdynamik und verbessert die Zusammenarbeit erheblich. Es ist wichtig, Teammitglieder daran zu gewöhnen, auf der Metaebene Themen anzuschauen, um etwas zu verändern. Dieser Prozess zeigt ihnen, dass sie die Fähigkeit haben, ihre Situation zu verbessern.
Nehmen Sie die Veränderung in die Hand!
Wenn du gemeinsam mit deinen Teams eine Lösung für die Überlastung finden möchtest, stehe ich als Unterstützung gerne zur Verfügung. Kontaktiere mich, vereinbare dazu gerne einen persönlichen Termin mit mir oder schreib mir eine Nachricht auf LinkedIn.