Teams wieder zusammenbringen – zum Jahresstart mit einem Auftaktmeeting
Viele Unternehmen wollen jetzt zum Jahresbeginn wieder voll durchstarten. Im vergangenen Monat ist einiges langsamer gelaufen, das zweite Jahr in Folge mit Corona hat seinen Tribut gefordert und viel Energie gekostet. Es musste teilweise sehr flexibel auf die Neuerung der Politik und Wirtschaft reagiert werden und auch das Arbeitsumfeld – Stichwort Homeoffice – hat sich verändert. Jetzt gilt es vor allem, die Teams wieder zusammenzubringen und gemeinsam das neue Jahr in Angriff zu nehmen. Besonders effektiv ist hier ein Auftaktmeeting. Welchen Zweck dieses erfüllt und wie Sie ein solches Meeting gestalten, zeige ich in diesem Blog.
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Wenn auch in Ihrem Unternehmen die Motivation der Teams gegen Ende des Jahres gelitten hat, ist es wichtig, wieder neue Kraft zu schöpfen. Ein Auftaktmeeting sorgt dafür, das Team wieder zusammenzubringen und komplexe wie wichtige Aufgaben gemeinsam wirkungsvoll in Angriff zu nehmen. Zum Start gilt es zunächst, eine Standortbestimmung zu machen. Wo steht das Team? Welche Erfolge gab es im vergangenen Jahr? Welche Veränderungen gab es? Welche Projekte stehen an? Je öfter das Team gemeinsam über das Vergangene reflektiert und über die zukünftige Richtung spricht, desto stärker wird der Zusammenhalt und desto effizienter sind am Ende auch die Arbeitsergebnisse, weshalb ich empfehle, regelmäßige Meetings zu planen, die beispielsweise bereits in der Auftaktzusammenkunft festgelegt werden.
Zweck und Ziel des Auftaktmeetings
Nachdem sich die meisten Mitarbeitenden über die Feiertage und im oftmals damit einhergehenden Urlaub von der Arbeit Abstand genommen haben, bedarf es im neuen Jahr eines Zusammenkommens, damit die Teams sich untereinander wiederfinden und neue Kraft für das gemeinsame Vorankommen freigesetzt wird. Des Weiteren dient das Meeting dazu, die Teamdynamik zu fördern, auf vergangene Erfolge zu blicken, das Commitment zu stärken und die Ausrichtung für das anstehende Jahr zu besprechen. Ziel des Meetings ist die nachhaltige Förderung der Zusammenarbeit und die Verbesserung der Arbeitsergebnisse, sowie die Steigerung der Motivation innerhalb der Teams.
Gestaltung des Meetings
Ein Auftaktmeeting sollte mit mindestens drei Stunden angesetzt und zwingend moderiert werden, um die Struktur, die Einhaltung der einzelnen Abschnitte und die Umsetzung des Zeitplans zu gewährleisten. Besonders effektiv hat sich, aus meiner Erfahrung heraus, die Gliederung in fünf Stufen bewährt.
Stufe 1 – Intro
Für einen lockeren Start und zum „Aufwärmen“ eigenen sich Fragen besonders gut. „Wie sind Sie ins neue Jahr gekommen?“, „Was nehmen Sie sich persönlich für die nächsten 12 Monate vor?“ oder „Welche Ziele haben Sie sich gesteckt?“ – das sind nur einige Beispiel an Fragen, die Sie Ihrem Team stellen können. Wichtig dabei ist, dass jeder Anwesende einmal zu Wort gekommen ist, denn das erhöht die Proaktivität des Teams im Termin.
Stufe 2 – Blick auf das vergangene Jahr
Dieser Teil des Meetings sollte ca. 60-75 Minuten in Anspruch nehmen und kann mit einer halbstündigen Gruppenarbeit begonnen werden. In dieser sollte das Team zum einen die Erfolge des vergangenen Jahres auflisten und darauf eingehen, an was sich jeder gerne erinnert. Zudem sollte darauf eingegangen werden, was zum Erfolg des Teams beigetragen hat und was der Anteil eines jeden daran war. Ein weiterer Punkt, der in der Gruppenarbeit aufgegriffen werden kann, ist, was sich aus dem letzten Jahr auf keinen Fall wiederholen sollte, welche Fehler gemacht und was daraus gelernt wurde. Anschließend folgt eine Präsentation des Erarbeiteten im Plenum. Um auch hier die Proaktivität zu fördern, kann gemeinsam für den größten Erfolg gevotet werden, wobei jeder Teilnehmende zwei Stimmen zu vergeben hat. Wenn der „Gewinner“ feststeht, wird darüber gesprochen, was jeder einzelne im Team zu diesem Erfolg beigetragen hat. Auch wenn eine besondere Leistung auf den ersten Blick nur durch ein kleines Team erbracht wurde, werden die restlichen Teammitglieder diesem Subteam den Rücken gestärkt haben oder ihm Alltagsaufgaben abgenommen haben. Wichtig ist hervorzuheben, dass jeder zum Erfolg des Teams beigetragen hat.
Stufe 3 – Blick auf das kommende Jahr
Auch für diesen Teil des Meetings sollten wieder ca. 60-75 Minuten angesetzt werden. Zum Start eignet sich eine 20-minütige Gruppenarbeit, in der unter anderem folgende Fragen besprochen werden können: Was ist uns in diesem Jahr besonders wichtig? Was wollen wir gemeinsam erreichen? Wo könnten Stolpersteine im Team liegen? Danach werden die Antworten im Plenum präsentiert und via Voting entschieden, welche die 2-3 wichtigsten Ziele für das Jahr sind. Im Anschluss kann sich jedes Teammitglied einzeln für ein paar Minuten mit Fragen beschäftigen wie: Was braucht jeder für sich, um diese Ziele zu erreichen? Was kann jeder für sich geben, um diese Ziele im Team zusammen zu erreichen? Was reizt mich besonders, dass ich gerne im kommenden Jahr ausprobieren möchte? Es folgt wieder eine kurze Präsentation. Auf diese Weise bekommt die Führungsperson direkt ein Bild jedes Teammitgliedes, um im Jahr gemeinsam mit diesem auch an den Einzelzielen und der Realisierung der Bedürfnisse in kurzen Feedbackgesprächen zu arbeiten.
Stufe 4 – Teamzusammenarbeit
In einer Gruppenarbeit von 15 Minuten werden in diesem Teil zunächst Fragen besprochen, wie sich das Team aufstellen muss, um die Ziele zu erreichen und welche Voraussetzungen nötig sind, um bestmöglich im Team zusammenzuarbeiten. In diesem Teil geht es darum, zum Beispiel die Teamwerte, die Arbeitsweise und auch die Kommunikationsplattformen zu hinterfragen. Nach einer Präsentation der Ergebnisse im Plenum wird abgestimmt, was umgesetzt werden soll und mit welchen Ideen sich das Team näher beschäftigen möchte. Danach gilt es, die dafür nötigen Maßnahmen, die einzelnen Schritte dahingehend und wer diese voranbringt, festzulegen.
Stufe 5 - Abschluss
Zum Abschluss des Meetings kann der Moderator oder die Moderatorin eine Zusammenfassung der Ergebnisse an alle Teilnehmenden weitergeben, damit auch im nächsten Meeting darauf Bezug genommen und reflektiert werden kann. Abschließende Fragen können sich dann auf das, was jeder aus diesem Termin mitgenommen und wie die Teilnehmenden das Meeting empfunden haben, beziehen.
Tipps für die Moderatoren und Moderatorinnen
Wie ich bereits vorher erwähnte, ist es bei einem Meeting wichtig, auf eine Moderation zu setzen. Das Team muss sich in Selbstorganisation immer wieder neu aufstellen. Dieses Verhalten fördern die Moderierenden, indem sie sich mit eigenem Input zurückhalten und das Team nur anhand von Fragen durch das Meeting führen. Sofern der Moderierende ebenfalls die Rolle der Führungskraft des Teams innehat, ist es wichtig, diese beiden Rollen präsent zu machen. Spricht der Moderierende beispielsweise in der Rolle der Führungskraft, sind Formulierungen wie „In meiner Rolle als Teamleiter …“ oder „Als Teamleiterin wünsche ich mir folgendes …“ hilfreich, denn dem Team muss klar sein, aus welcher Rolle etwas gesagt wird.
Nach dem längeren Auftaktmeeting ist es für mehr Wirksamkeit und Fortschritt im Team besonders förderlich, weiterhin regelmäßige Meetings durchzuführen. Diese können beispielsweise einmal im Quartal stattfinden, um zu reflektieren, wo sich das Team auf seinem Weg befindet, was es benötigt und ob evtl. Anpassungen an den gemeinsam erarbeiteten Zielen notwendig sind.
Wenn Sie nähere Informationen oder eine Moderation benötigen und nicht länger an Symptomen herumdoktern, sondern sich der Ursachenforschung stellen wollen, dann lassen Sie uns gemeinsam sprechen.