Optimierung der Produktivität – mehr als nur Ressourcenmanagement

Angesichts steigender Anforderungen müssten Mitarbeitende sich in achtarmige Oktopoden verwandeln, um die wachsende Arbeitslast bewältigen zu können. Um diese Herausforderung stemmen zu können, werden zusätzliche Mitarbeitende gefordert. Jutta Reichelt weist darauf hin, dass darin nicht unbedingt die Lösung des Problems liegt. Ein Mangel an Ressourcen sei nicht zwingend die Ursache für Unproduktivität und ineffiziente Abläufe. In einer Zeit, in der steigende Anforderungen an Teams und Abteilungen gestellt werden, würden viele dazu neigen, externe Ressourcen als Lösung für Ihre Probleme zu sehen. Reichelts Analyse zeigt auf, dass die eigentliche Ursache oft tiefer liegt.

Sie stellt den häufigen Glauben, dass mangelnde Ressourcen das zentrale Problem seien, kritisch infrage. Oft seien es eher fehlende zwischenmenschliche Interaktionen und ineffiziente Prozesse, die den wahren Grund für Leistungsdefizite bilden. Reichelt argumentiert, dass es notwendig ist, über den Tellerrand hinauszuschauen und diese Denkmuster zu überwinden. Der unreflektierte Ruf nach zusätzlichem Personal sei kein Allheilmittel für Ressourcenengpässe und nicht die tatsächliche Wurzel des Problems. Am Beispiel eines aufstrebenden Softwareunternehmens veranschaulicht sie, dass die Einstellung von mehr Softwareentwicklern keine Lösung für die enorme Nachfrage nach den Produkten des Unternehmens wäre. Dieses Vorgehen würde nur wertvolle Zeit und Kosten schlucken, da das Problem ganz woanders angesiedelt sei: bei ineffizienten Kommunikationsabläufen und unklaren Zuständigkeiten. Transparenz heiße hier also eher das Zauberwort. Auch auf eine ehrliche Reflexion und Anpassungsbereitschaft komme es an, so Reichelt. Erst dann solle man den Schritt zu externen Ressourcen machen, rät die Expertin.

Die Lösung liege also in der kritischen Untersuchung von Teaminteraktionen und Prozessen, gefolgt von gezielten Veränderungen, die die Arbeitsbelastung reduzieren. Reichelt betont weiterhin die Bedeutung der Ausrichtung auf individuelle Stärken und Schwächen der Mitarbeitenden sowie die Identifikation und Beseitigung von Zeitfressern und Blockaden. Jutta Reichelt führt weiter aus, dass Unternehmen dabei oft den Fehler begehen, sich ausschließlich auf langsame Prozesse zu konzentrieren, ohne die eigentlichen zwischenmenschlichen Ursachen zu beachten. Hier sieht sie es als Aufgabe einer Führungskraft an, Arbeitszeiten beispielsweise so zu gestalten, dass ungestörtes Arbeiten ermöglicht wird, was letztlich zu einer ausgewogenen Arbeits- und Ergebnisbilanz führt. Ferner sollten Mitarbeitende in Aufgabenfelder eingeteilt werden, die ihre Stärken fördern und in derer ihre Schwächen berücksichtigt werden.

Auch der Identifikation von Zeitfressern und Blockaden komme eine essenzielle Rolle zu. Hier rät Jutta Reichelt zur Verwendung eines Blockaden-Boards. Dieses visualisiere Hindernisse anschaulich für alle und helfe dabei, gemeinsam an einer Lösung zu arbeiten und Frustration im Team zu vermeiden. „Gemeinsam für sich Freiräume zu schaffen, effizienter zu werden, zu sehen, was geschafft wurde und was für einen Beitrag jeder für die Gemeinschaft geleistet hat, steigert ungemein das WIR-Gefühl und die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen“, so Reichelt. Das gelte insbesondere für Führungskräfte, deren Terminkalender oft Wochen im Voraus vollkommen verplant ist. “Das Ziel sollte eine Haltung im Unternehmen sein, die klar zeigt, dass ungestörte Arbeitszeit zu mehr Produktivität und damit zum Erfolg beiträgt.“

In ihrem Fazit verdeutlicht Jutta Reichelt erneut, dass Unproduktivität und Ineffizienz nicht immer auf fehlende Ressourcen zurückzuführen sind. Sie ruft Unternehmen dazu auf, interne Ursachen zu identifizieren und anzugehen, bevor externe Ressourcen ins Spiel kommen. Für Unternehmen, die ihre Engpässe optimal nutzen und ungenutztes Potenzial freisetzen möchten, empfiehlt Jutta Reichelt die Beratung durch einen externen Experten. Dieser könne mit neutraler Unterstützung helfen, die richtigen Schritte zur Produktivitätssteigerung zu identifizieren und diese umzusetzen.