Chaos im Team! Was tun, wenn die Ergebnisse nicht erreicht werden?

Wir alle wissen, dass in der Welt aktuell Chaos herrscht – eine Krise jagt die nächste und Stabilität ist für viele Menschen zum Fremdwort geworden. Auch Unternehmen sind von äußeren Einflüssen stark betroffen. Umso wichtiger ist es, dass in den Teams kein Chaos herrscht. Wenn die Ergebnisse am Ende des Tages nicht stimmen, dann hängt das nämlich meist nicht von einer einzigen Sache ab, sondern von einer Verkettung vieler Ereignisse, die vorab schiefgelaufen sind und ignoriert wurden. Jetzt ist es höchste Zeit, wieder Ordnung ins Chaos zu bringen.

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Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie lange eine Arbeit im Team bleibt, wie lange das Team auf die Arbeit der anderen wartet, wo vielleicht etwas steckenbleibt und sich ein Engpass bildet? Das sind essenzielle Fragen, die es zu beantworten gilt, um Chaos im Team zu vermeiden. Wenn Timings nicht eingehalten werden, dann liegen Problem, Ursache und die jeweilige Lösung meist nicht linear aufeinander. Nur weil Teammitglied A etwas macht, entstehen daraus nicht automatisch Ergebnis B und die Konsequenz C. Vereinfacht gesagt entsteht beim Zusammenmischen unterschiedlicher Zutaten nicht automatisch ein Kuchen, der in der Konsequenz auch noch gut schmeckt.

Zusammenarbeit ist komplex

Wenn Menschen miteinander arbeiten, ist dies an sich schon sehr komplex, da unterschiedlichste Persönlichkeiten und Charaktere aufeinandertreffen. Chaos entsteht nicht rein auf der sachlichen Ebene, sondern durch weitere Unwegsamkeiten wie mangelnde Kommunikation, fehlende Kenntnisse oder fehlendes Know-how, Macht- und Politikspielchen oder Konflikte. Es gibt in der Regel mehrere Faktoren, die in Summe zu einem schlechten Ergebnis führen. Jetzt gilt es herauszufinden, wo sich diese Blockaden befinden. Hierfür haben sich 3 Schritte bewährt: Transparenz, Reflektion und Umsetzung.

Schritt 1: Transparenz

Um die Arbeit im Unternehmen transparenter zu machen, eignen sich besonders zwei Hilfsmittel: ein Kanban- und ein Abhängigkeitsboard. Das Kanbanboard ist besonders dann von Nutzen, wenn die Blockaden hauptsächlich in einem Team zu verorten sind. Es zeigt entlang des Arbeitsprozesses auf, an welcher Stelle sich die Arbeit gerade befindet und wie viel davon abgeschlossen, gerade aktiv oder noch zu erledigen ist. Es ist ebenfalls hilfreich, egal ob digital oder analog, den Faktor Zeit zu berücksichtigen. In einem Kanbanboard können Wartezeiten, Aufgabenungleichheiten, sämtliche Blockaden, Laufzeiten, eventuelle Notfälle und teilweise Abhängigkeiten zu anderen Teams sichtbar gemacht und angegangen werden. Durch die transparente Abbildung wird aus dem Ungewissen, dem Chaos, Klarheit über die Ist-Situation. 

Wenn mehrere Teams involviert sind, empfiehlt sich ein Abhängigkeitsboard. Wird der Ruf nach Klärung von Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und nach einer Verbesserung der Zusammenarbeit der Teams immer lauter, ist es sinnvoll, die Teams zusammenzubringen und ihnen eine Basis zu geben: das Abhängigkeitsboard. In diesem Board hat jedes Team entlang der Wertschöpfungskette eine Spalte und die Arbeit „fließt“ von links nach rechts über das Board. Ebenso wie beim Kanbanboard wird hier ersichtlich, welche Projekte/Arbeitsschritte abgeschlossen, in Bearbeitung und noch offen sind. Auch hier ist es wichtig, eine Markierung für die Dauer der Arbeit im Team aufzustellen, z. B. durch die Angabe der Start- und Endzeit. Die Abhängigkeiten zwischen den Teams werden z. B. analog meist mit Fäden dargestellt – digital funktioniert dies sehr gut mit einem der zahlreichen Programme, die der Markt zu bieten hat. Ich persönlich starte gerne mit einem digitalen Whiteboard, beispielsweise von Miro und Conceptboard, da sich gerade zu Beginn noch viele Veränderungen in der Erstellung des Boards zeigen und es leichter ist, hier Anpassungen vorzunehmen.

Schritt 2: Reflektion

Egal, für welches Board Sie sich entscheiden, es ist in jedem Fall wichtig, regelmäßig Termine abzuhalten, die moderiert werden. In diesem sind die Teilnehmer angehalten darüber zu reflektieren, was gut gelaufen ist und was in der Zusammenarbeit verbessert werden kann, damit die Arbeit reibungsloser und effektiver durch das Unternehmen fließen kann. Ein wichtiger Teil dieser Termine ist die Ursachenforschung – räumen Sie diesem Part unbedingt genügend Zeit ein, um wirklich zu den Wurzeln der Probleme vorzudringen. Erst wenn diese gelöst bzw. beseitigt sind, erwachsen daraus keine weiteren Symptome, die die Mitarbeitenden unnötig belasten. Am Ende eines jeden Termins sollten 1-2 Maßnahmen festgelegt werden, die die Probleme beheben. Wenn diese umgesetzt werden, merken Sie schnell, dass das Erkennen des Mehrwertes eines solchen „Wir reden nur über unsere Probleme“-Termins sprunghaft steigt.

Schritt 3: Umsetzung

Jetzt sind Sie am Zug: Die festgelegten Maßnahmen werden nun von allen umgesetzt. Sie übernehmen hierbei allerdings die Führungsaufgabe. Das bedeutet, Sie tragen die Verantwortung dafür, einen arbeitsfähigen Alltag für Ihre Mitarbeitenden zu schaffen. Engagieren Sie sich dafür und unterstützen Sie Ihr Team dort, wo es nötig ist, damit die Umsetzung zum Erfolg wird.

Sie wollen wissen, wie man mit einem Kanban- oder Abhängigkeitsboard zielgerichtet startet oder arbeitet Ihr Team/Ihr Unternehmen bereits mit einem solchen Board und brauchen Unterstützung, um im Reifegrad aufzusteigen? Dann sprechen Sie mich gerne an oder vernetzen Sie sich mit mir auf LinkedIn.