Achtung (neue) Baustelle – wie sich das Chaos in Organisationen beheben lässt
Sind Sie schon einmal im Urlaub in Tunesien gewesen? Wenn ja, dann ist Ihnen bestimmt aufgefallen, dass das ganze Land irgendwie „unfertig“ aussieht – eine Baustelle reiht sich an die nächste. Von Rohbau bis fast fertig ist alles dabei. In Unternehmen sieht es oftmals nicht anders aus. Es wird eine Baustelle nach der anderen aufgemacht, aber die Zeit, um diese aktiv voranzubringen oder gar zu beenden, fehlt. Was zurückbleibt sind gehetzte und frustrierte Mitarbeiter, die nicht mehr Wissen, wo die Prioritäten liegen und Führungskräfte, die keine Zeit mehr haben zu denken oder nachhaltige Entscheidungen zu treffen.
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Im Unternehmen soll sich etwas ändern. Der Wille ist vorhanden und ich schätze diesen Aktionismus sehr. Auf der anderen Seite sind die Terminkalender voll. Die Zeit, um über Veränderungsvorhaben und Projekte nachzudenken, fehlt. Ein Meeting jagt das nächste und klare Ziele oder eine Roadmap, wer mit welcher Priorität an welchem Projekt arbeitet, fehlt oft ganz. Anstatt der Priorisierung A entsteht auf einmal zum Beispiel ein Triple-A, weil alles wichtig ist. Doch was hat jetzt Vorrang? Die Mitarbeiter versinken im Chaos und Frustration macht sich breit. Alle wollen mehr, doch im Anschluss geraten die Aufgabe und ihre Umsetzung meistens in den Hintergrund. Bis jemand nachfragt. So entsteht eine unfertige Baustelle nach der anderen.
Den Fokus aufs Beenden legen
Entscheiden Sie sich für ein neues Projekt, dann ist Kommunikation gefragt. Sprechen Sie darüber, halten Sie fest von wem und wie das Projekt bearbeitet wird. Und vor allem: tracken Sie den Fortschritt. Der Fokus liegt am besten auf dem Handeln und nicht auf dem „Wollen“. Wichtig ist hier allerdings zu bedenken, dass das Handeln mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Die Umsetzungsphase braucht mehr Zeit als die Analyse und Ideenphase.
Alle neuen Projekte, offenen Aufträge oder Themen für Arbeitsgruppen brauchen in unserer Wissensgesellschaft Zeit. Nicht nur um darüber zu sprechen oder zu diskutieren, sondern auch um zu denken. Leider geht der „Denkraum“ zunehmend verloren. Insbesondere Führungskräfte und Entscheider laufen von einem Termin zum anderen. Kaum ist ein Videomeeting beendet, beginnt schon das nächste. Für das Gehirn bedeutet das eine Dauerbelastung. Es bleibt keine Zeit zu hinterfragen oder intensiv nachzudenken. Kreative Auszeiten sind nicht mehr gegeben – doch genau diese brauchen Sie für nachhaltige Entscheidungen. Zeit ist somit ein wichtiger Faktor für Organisationen, die auf Erfolgskurs kommen wollen.
Transparenz und Fortschritt
Je mehr Intransparenz herrscht, ob nun in Terminen oder im Fortschritt von Projekten, desto mehr Baustellen kommen zu Tage. Weiß niemand, was aktuell überhaupt ansteht, wieviel Zeit und Energie die offenen Themen beanspruchen oder wo die Prioritäten liegen, dann ist es leicht, immer wieder neue Projekte nachzuschieben. Der Satz „Wir könnten hierfür eine Arbeitsgruppe bilden…“ wird zum Synonym für: „Wir treffen keine Entscheidungen und geben die Verantwortung ab.“ Werden jedoch immer neue Aufgaben angefangen, ist es offensichtlich, dass vieles nicht oder nur halbherzig beendet wird. Das Resultat: Frustration und der Unwille sich qualitativ mit einer Thematik zu beschäftigen. Daraus entstehen steigende Konfliktkosten und vor allem höhere Abhängigkeiten der offenen Themen. Teams behindern sich selbst – und am Ende ist niemandem geholfen.
Stehenbleiben und neu ausrichten
Manchmal ist es sinnvoll einen Schritt zurückzutreten, um zwei voranzukommen. Also bleiben Sie einmal stehen. Fangen Sie an zu sehen, was bereits vorhanden ist, setzen Sie Prioritäten und holen Sie, wenn möglich, motivierte und freiwillige Mitarbeiter mit ins Boot, die etwas beenden wollen. Einmal innehalten und schauen, was die Mitarbeiter schon alles leisten und transparent zu machen, wohin die Reise gehen soll, ist essenziell, um den Kurs neu auszurichten. Wissen Sie, wie Ihr Land und Ihre Baustellenlandschaft aussehen?
Fazit
Zeit und Transparenz sind zwei unerlässliche Aspekte, wenn es darum geht, das „Baustellenchaos“ im Unternehmen in den Griff zu bekommen. Mit einem digitalen Whiteboard, einem Kanban-Tool oder einer physischen Wand lassen sich Fortschritte, Blockaden, Abhängigkeiten und kommende Schritte einfach transparent machen und auch definieren.
Wollen Sie auch Ordnung in Ihre Baustellen bringen? Dann rufen Sie mich an – ich unterstütze Sie gerne.