7 Störfaktoren in Terminen erkennen und auflösen
Bestimmt kennen Sie das: Ihr Tag hat gar nicht so viele Stunden wie Sie Aufgaben und Termine haben. Von morgens bis abends stehen die unterschiedlichsten Besprechungen an – ob intern, mit Geschäftspartnern oder Kunden. Die Lücken dazwischen reichen kaum zum Durchatmen geschweige denn, um das Gesagte aufzubereiten und in die Tat umzusetzen. Für gefühlt jedes Anliegen und jede Frage wird ein neuer Termin aufgesetzt, der mal mehr mal weniger zielführend ist. Über die Zeit hat sich in vielen Unternehmen eine ungesunde Terminkultur eingeschlichen, die dafür verantwortlich ist, dass die Treffen an sich immer unproduktiver werden.
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Häufig werden Termine in Unternehmen als Diskussionsplattform verstanden. Dadurch rückt das Ergebnis in den Hintergrund und am Ende bleiben fünf Meinungen stehen, die dann gerne in einem weiteren Termin wieder besprochen werden. Das raubt allen Beteiligten nicht nur Zeit und Energie, sondern sorgt auch dafür, dass das Unternehmen auf der Stelle tritt. Verstehen Sie mich an dieser Stelle nicht falsch: Diskussionen sind durchaus wichtig – doch nicht um des Diskutierens willen, sondern um am Ende zu einem Ergebnis zu kommen. Endlose Diskussionen sind allerdings nur einer von 7 Störfaktoren, denen wir in diesem Blog auf den Grund gehen wollen. Doch zunächst gilt es, an der Basis anzusetzen.
Drei Grundvoraussetzungen für gelungene Termine
Grundsätzlich sind Termine wichtig: Sie sollen Transparenz schaffen, gemeinsame Entscheidungen hervorrufen, Diskussionen am Leben erhalten und Themen voranbringen. Doch im ersten Schritt sollte man sich Gedanken machen, ob ein Meeting überhaupt das richtige Format ist. Ist es eventuell ausreichend ein Gespräch mit nur einer Person zu führen, oder müssen gleich 5 oder mehr im Termin anwesend sein? Was soll überhaupt mit wem besprochen werden? Es gilt somit, den Fokus auf die Zeit vor dem Termin zu legen. Stellen Sie sich dazu Fragen, wie: Was soll erzielt werden? Welches Ergebnis soll der Termin bringen und welchen Nutzen haben die Teilnehmenden? Ebenfalls unerlässlich ist eine klare Rollenvergabe. Insbesondere in Terminen mit mehreren Personen ist ein Moderator unabdingbar. Dieser sollte am besten neutral sein, sich nur auf seine Rolle konzentrieren und nicht inhaltlich an Diskussionen beteiligen. Wenn nötig empfiehlt sich auch eine Person, die ein Protokoll führt, damit die Nachbereitung des Termins einfacher ist. Zudem hat sich aus meiner Erfahrung heraus ein Timekeeper als wertvoll erwiesen, der die Zeit im Blick behält. Bevor man sich trifft, sollte ebenfalls eine Agenda aufgesetzt werden, damit jeder der Eingeladenen weiß, welche Punkte besprochen werden und an welchen Stellen wer zum Thema spricht. Hier kann ebenfalls festgehalten werden, wie viel Zeit einem Punkt gewidmet werden soll. Eines der wichtigsten Kriterien für gelungene Termine ist wie mit Störfaktoren während des Termins umgegangen wird.
Störfaktoren in Terminen
Immer wieder kommt es in Terminen zu Störfaktoren, die die Qualität beeinflussen. Es ist nicht immer leicht, diese direkt zu erkennen und zu unterscheiden, ob es sich jetzt um eine produktive Diskussion handelt oder um das Reden um den heißen Brei. Nachfolgend greife ich 7 der häufigsten Störfaktoren heraus und zeige, wie Sie damit umgehen können.
1 – Die Zuhörerschaft
Abgelenkt aufs Smartphone blicken, teilnahmslos einfach nur dabeisitzen oder aufgeregt mit anderen tuscheln. In Terminen mit mehreren Personen kann das zum echten Störfaktor werden. Eine direkte Ansprache und eine gute Struktur schaffen Abhilfe. Natürlich sollte niemand sich „ertappt“ fühlen, doch eine wertschätzende Hartnäckigkeit aktiviert nach meiner Erfahrung die Teilnehmer dazu, im Termin aufmerksam zu sein, Fragen zu stellen und sich zu beteiligen.
2 – Das Thema stockt und es entsteht Stille
Wahrscheinlich kennen auch Sie die unangenehme Stille, die entsteht, wenn ein Thema ins Stocken gerät. Das kann unterschiedliche Ursachen haben. Zum Beispiel gab es vorher eine emotional aufgeladene Diskussion und jetzt weiß niemand so recht, wie sich der Faden wieder aufgreifen lässt oder es herrscht allgemeine Ratlosigkeit, wie es jetzt weitergehen soll. In diesem Fall hilft nachfragen: „Warum stockt das Thema jetzt?“, „Was würde dem Team jetzt helfen?“, „An welchen Punkten sollten wir anknüpfen?“
3 – Ausschweifungen
Vom Hölzchen aufs Stöckchen und von der Erde zum Mars – manchmal schweift man derart ab, dass das eigentliche Thema des Termins in den Hintergrund gerät. An dieser Stelle kommt es zugute, wenn vorher ein Moderator festgelegt wurde, der von vornherein solche Ausschweifungen verhindert und an der richtigen Stelle einschreitet, um wieder auf die Kernbotschaft zu lenken. Ebenfalls hilfreich ist in solchen Situationen die Anwesenden zu fragen, was sie zu dem Thema meinen und dies dem „Ausschweifer“ zurückzuspielen. Auch zu paraphrasieren kann das Ganze wieder auf den Punkt lenken, sprich das Gesagte mit eigenen Worten wiedergeben und fragen, ob es richtig verstanden wurde.
4 – emotionale Ausbrüche
Wo Menschen zusammenkommen, da menschelt es. Gerade bei kontroversen oder polarisierenden Themen kommt es schon einmal zum emotionalen Ausbruch. Kochen die Gemüter hoch, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und den Auslöser dafür zu finden. Fragen Sie direkt nach, was der Grund für den Gefühlsausbruch war und was die Runde jetzt braucht, um weiterzumachen. Auch das Angebot einer kurzen Pause oder des Verlassens des Termins, kann helfen.
5 – im Kreis drehen
Haben wir nicht alle in manchen Gesprächen das Gefühl, uns im Kreis zu drehen? Immer wieder kommen X oder Y zur Sprache und dann beginnt das Spiel von vorne. Warum nicht einmal die Perspektive wechseln und fragen was der Kunde dazu sagen würde oder es ganz direkt ansprechen. „Ich habe den Eindruck, dass wir uns im Kreis drehen. Was wäre jetzt nützlich, um auszubrechen?“
6 – endlose Diskussionen
Argument A, B, C führen zu endlosen Diskussionen – es entsteht das Gefühl, jedes noch so kleine Detail besprechen zu müssen. Doch man kommt trotz allem nicht zu einem Ergebnis. Es ist zugegeben nicht leicht, diesen Störfaktor direkt zu erkennen, doch wird er offensichtlich, sollte eingeschritten werden. Das gelingt besonders gut mit folgenden Fragen: „Was wären neue Informationen, die uns weiterhelfen könnten?“ „Wem nützt die Diskussion gerade?“ „Wer entscheidet bei dem Thema eigentlich?“ Nach einer Zusammenfassung der Informationen sollte es dann ergebnisorientiert weitergehen.
7 – kein Feedback
Um die Terminkultur zu verbessern, braucht es regelmäßiges Feedback, insbesondere unmittelbar nach den Terminen. Doch oft bleibt dieses aus. Es wird darauf geschoben, keine Zeit zu haben. Um das zu überwinden, hilft die Telegramm-Methode. Hier bekommt jeder symbolisch 1 Euro und schreibt sein Feedback auf. Jedes Wort kostet 10 Cent. Damit wird auf den Punkt gebracht was gut und was schlecht war. Die Methode kann dabei sowohl offen als auch anonym durchgeführt werden.
Fazit: Störfaktoren eliminieren braucht Zeit
Bei einer über Jahre gewachsenen Terminkultur geschieht eine Änderung nicht von heute auf morgen. Es braucht Zeit, Störfaktoren zu erkennen und vor allem auch, sie nicht persönlich zu nehmen, sondern eine gewisse Distanz aufzubauen. Wenn Sie Ihre Terminkultur verbessern wollen, dann stehe ich Ihnen gerne mit meiner Erfahrung zu Seite. Auch in der Ausbildung von Moderatoren begleite ich Sie gerne mit meiner Workshop-Reihe zum Thema. Hier geht es neben fachlichen Themen vor allem um Teamdynamik-Prozesse, die helfen Störfaktoren besser zu erkennen und den Aufbau der eigenen Kommunikationsfähigkeit zu steigern/verbessern. Der Fokus liegt darauf, dass die Moderatoren lernen den jeweiligen Inhalt und die Ergebnisse aus den Teilnehmenden zu erfragen, ohne selbst aktiv am Inhalt mitzugestalten.
Rufen Sie mich gerne an oder lassen Sie uns bei LinkedInsprechen, damit Ihre Termine zum Erfolg werden.