Wir arbeiten reaktiv – sollten wir das ändern?

Es ist Freitagnachmittag und Sie werfen einen Blick auf die Liste an Aufgaben, die Sie diese Woche erledigen wollten. Alles war gut geplant – doch Etliches ist liegengeblieben. Sie rekapitulieren, woran das liegt. Am Montag kam etwas vom Vorstand rein, was dringend gemacht werden musste, am Dienstag hatte der Kunde eine Änderung, auf die Sie zu reagieren hatten. Am Mittwoch meldete sich jemand krank und Sie übernahmen die Arbeit. Jeder Tag brachte etwas Neues herein und Sie konnten nur reaktiv arbeiten, da Ihr Umfeld Sie dazu getrieben hat. Sie konnten Ziele nicht verfolgen, die Planung war hinfällig und nichts wurde fertig.

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In vielen Unternehmen arbeiten sowohl Führungskräfte als auch Teams reaktiv. Das kann verschiedene Ursachen haben. Eine davon ist, dass das Umfeld nicht gemeinsam priorisiert. Alles ist gleich wichtig und dringend. Zudem kommen nächsthöhere Führungskräfte immer wieder mit spontanen Aufgaben, ohne gemeinsam zu planen, wann diese fertig sein müssen. Auch andere Teams wenden sich regelmäßig an Ihre Teammitglieder, damit diese Arbeiten übernehmen. Es gibt viele Gründe, die dazu führen, dass nur noch reaktiv gearbeitet wird. Sie alle haben jedoch gemeinsam, dass die Schuld bei den anderen gesucht wird – bei Führungskräften, Kollegen, Kunden usw.

Kontrolle über das eigene Verhalten

Ich möchte gar nicht absprechen, dass es Faktoren im Umfeld gibt, die eine reaktive Arbeitsweise begünstigen. Ob im Team durch andere Teams, durch Vorgesetzte oder durch einen schnelllebigen Markt, der das Tempo vorgibt. Wir sind getrieben von unserem Umfeld, wenn wir keine Kontrolle über unser Verhalten haben. Gunther Schmidt sagte einmal: „Wir haben die Kontrolle, wie viel Kontrolle wir abgeben wollen.“ Wir sollten uns also bewusst machen, dass es im Kern immer an uns selbst liegt, wie wir arbeiten wollen. Je weniger wir aber den Blick nach innen richten, desto mehr kann das Außen für Chaos sorgen bzw. die Kontrolle übernehmen.

Das Umfeld visualisieren

Eine Empfehlung von mir ist, das Umfeld zu visualisieren. Dabei ist es egal, in welchen System Sie sich bewegen, ob in der Organisation, einer Abteilung, im Team oder als Einzelperson. Es gibt drei wichtige Fragen, die Ihnen bei diesem Vorhaben helfen:

•               Was für eine Macht bzw. Kontrolle übt das Umfeld gerade aus?

•               Auf welche Bereiche/Aufgaben hat das einen direkten, mittelmäßigen oder auch gar keinen Einfluss?

•               Was ist daran unterstützend, was ist hinderlich an dieser Arbeitsweise?

Die Antworten der letzten Frage können Sie in einer Tabelle notieren, wobei eine Seite mit positiven und die andere mit hinderlichen Faktoren beschrieben wird. Im Anschluss gehen Sie die negativen Aspekte Punkt für Punkt durch und beantworten folgende Fragen:

•               Wie viel Ressourcen (Zeit, Kosten, Energie, Befürchtungen) zieht diese Aktivität aus dem eigenen System?

•               Auf welcher Faktenlage beruht diese Blockade?

•               Wer oder was ist der Initiator dieser Blockade?

•               Was ist der eigene Anteil an dieser Situation?

Wenn Sie den Blick nach innen richten und Ihren eigenen Anteil erkennen, können Sie damit beginnen, etwas zu verändern. Es ist somit wichtig, die eigene Arbeitsweise, Kommunikation und Haltung dahingehend zu hinterfragen, was man tut, sagt oder denkt, um das Problem weiter am Laufen zu halten.

Wunsch gegen Willen

Bei der Umsetzung von Veränderungsmaßnahmen gibt es einen entscheidenden Unterschied zwischen dem Wunsch und dem Willen. Aus einem reinen Wunsch leitet sich noch keine Handlung ab. „Ich möchte gerne aktiv arbeiten und frei entscheiden, an was ich arbeiten möchte“, ist ein Wunsch. Es wäre schön, wenn dieser in Erfüllung ginge, doch es fehlt die Motivation, alles zu tun, um ihn umzusetzen. Ein Wille hingegen steht im direkten Zusammenhang mit einer Handlung. Hier ist eindeutig, dass etwas erreicht werden soll und das Ziel ist klar vor Augen, beispielsweise: „Ich werde Maßnahmen ergreifen, damit ich aktiv und frei entscheiden kann, an was ich arbeiten möchte.“

Fazit: Hinterfragen was stört und punktuell ansetzen

Wer etwas an seiner reaktiven Arbeitsweise verändern will, sollte sich hinterfragen, wie wichtig es ihm ist, dass sich die negativen Aspekte auf der Tabelle verändern. Denn Veränderungen kosten immer Ressourcen – Zeit, Geld, Energie. Doch wenn der Wille vorhanden ist, dann stehen die Chancen gut, wieder Kontrolle über die eigene Arbeit zu erlangen.

Wenn Sie in diesem Prozess Unterstützung brauchen, rufen Sie mich gerne an oder lassen Sie uns bei LinkedInsprechen, wie wir gemeinsam daran arbeiten können.